Quando si parla di digitalizzazione documentale non si deve pensare solamente ai documenti ma ad intere procedure e flussi documentali all’interno dell’azienda.
Cosa si intende per gestione documentale?
La gestione documentale consiste nell’affiancare o sostituire la tradizionale gestione documentale con la gestione dell’intero workflow documentale.
Diventa necessario disegnare l’intero processo dei documenti e individuare in esso tutti i passaggi manuali che potranno essere sostituiti da sistemi digitali.
Quali requisiti deve avere il software?
Acquistare un software che consenta la semplice trasformazione di ciò che è analogico in un’immagine digitale, non è sufficiente per poter dar luogo alla Digital Transformation.
Bisogna scegliere le soluzioni tecnologiche in ragione degli obiettivi di business dell’azienda, tenendo conto dell’intero Sistema Informativo e della sua integrazione con la singola soluzione.
Un sistema documentale è davvero utile solo se rispecchia l’organizzazione e i requisiti dell’azienda che lo utilizza. Per questa ragione è preferibile un sistema che rispetti le esigenze di:
Flessibilità: deve consentire di adeguare i workflow alle esigenze operative dell’azienda;
Scalabilità: deve avere la capacità di adattarsi ad un aumento del carico di lavoro o di soggetti coinvolti;
Sicurezza: deve garantire i massimi livelli di sicurezza informatica e protezione dei documenti esposti on line;
Integrabilità: deve consentire lo scambio di informazioni con gli altri strumenti software dell’azienda ottimizzando i processi e riducendo i costi operativi.
Quale soluzione scegliere?
OpenDox è la soluzione open source che permette di gestire i processi di business che richiedono iter approvativi in modo completamente digitale.
È una delle soluzioni della Laser OpenSuite, flessibile, scalabile ed integrabile con l’intero sistema informativo.
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