Facilitare il passaggio di documenti garantendo la sicurezza.
Negli ultimi anni le aziende stanno adottando sistemi di workflow basati sull’inserimento di software che facilitano il passaggio di un documento tra più uffici e l’autorizzazione da diversi reparti, potendo così controllare il lavoro e velocizzarlo.
SIGNIFICATO DI WORKFLOW
Il termine workflow indica la gestione dei processi lavorativi mediante la creazione di modelli manageriali volti a raggiungere determinati obiettivi di business.
Più che con la traduzione “flusso di lavoro”, il workflow deve essere inteso come una “gestione elettronica del processo lavorativo/operativo”, per la sua capacità di automazione parziale o totale di un processo aziendale, dove è possibile definire regole specifiche per effettuare compiti e attività automatizzate legate a documenti, informazioni e specifici tasks.
WORKFLOW AUTORIZZATIVO
Attraverso la programmazione di software dedicati, il workflow autorizzativo è capace di facilitare il passaggio di documenti tra le diverse aree aziendali e garantire sicurezza attraverso autorizzazioni sicure, eliminando in modo concreto i rallentamenti usualmente legati alle autorizzazioni manuali.
Il workflow autorizzativo è l’automatizzazione di un processo aziendale capace di riconoscere lo stato del processo stesso e gestire il passaggio allo stato successivo dopo l’approvazione di un’entità che, in base alla regola definita, può essere la semplice persona, uno o più gruppi o parti di esso. Può aiutare l’utente nel risolvere questioni legate al business senza la necessità di documentazione esterna e soprattutto permette di poter gestire le attività e i dati accumulati in modo snello e veloce.
Ma come riescono a creare i modelli di automazione per i processi aziendali?
Nei sistemi più aggiornati il motore che permette di poter programmare un flusso di lavoro è capace di gestire al meglio la creazione degli automatismi ed ha un’ottima versatilità.
VANTAGGI DEL WORKFLOW AUTORIZZATIVO
Il workflow autorizzativo e la possibilità di sfruttare un processo aziendale automatizzato può essere una risorsa importante per migliorare la produttività e gli introiti.
Ma quali sono nel concreto i vantaggi che si possono avere da un flusso di lavoro?
Riduzione dei tempi morti
La possibilità di implementare software che automatizzano i processi aziendali, riduce in modo drastico la velocità di svolgimento delle attività lavorative.
Ogni meccanismo necessita di tempi ben definiti e poterli ridurre grazie a un sistema intelligente, atto a eliminare i tempi morti e soprattutto i tempi di attesa delle operazioni, risulta determinante nel medio-lungo periodo.
Eliminazione delle attività inutili
Altro vantaggio per l’azienda risiede nella possibilità di poter eliminare tutte quelle attività superflue che comportano perdite di tempo e spesso fuorvianti per raggiungere l’obiettivo.
Collaborazione tra reparti
La gestione tramite automazione delle comunicazioni tra reparti è essenziale all’interno di un contesto lavorativo ben strutturato.
Con un workflow autorizzativo si possono migliorare i rapporti tra le differenti funzioni dell’azienda, velocizzando il processo di scambio dati attraverso un sistema neutro.
Flessibilità
La capacità di poter gestire tramite software il processo di lavoro garantisce una maggiore flessibilità di programmazione a seconda delle esigenze.
Un programma dinamico che si aggiorni in base alle problematiche riscontrate può evitare potenziali blocchi di produzione.
Riduzione dei costi
L’automazione nella gestione dei documenti e nei file adibiti a specifiche mansioni, consente di limitare l’impiego di risorse umane nella lavorazione di un determinato prodotto, ma dà anche la possibilità di gestire i compiti assegnati in modo veloce, ordinato e chiaro.
Tale meccanismo consente quindi di poter utilizzare un numero minore di addetti al monitoraggio e di conseguenza risparmiare notevolmente i costi sul medio-lungo periodo.
TECNOLOGIE
Il workflow autorizzativo è una risorsa a cui ogni azienda dovrebbe affidarsi, implementando software dedicati e un’automazione sempre più solida nei meccanismi aziendali.
Molti sono i software e sistemi informativi attualmente in commercio, ognuno con delle specifiche peculiarità.
La nostra tecnologia Vault, creata da Scaletech, una delle società del Gruppo Laser Romae, consente di associare un workflow autorizzativo ad un file, per autorizzare la decifratura on-the-fly.
La nostra piattaforma Zendo, nata per gestire flussi di lavoro e risolvere problemi all’interno di aziende e pubbliche amministrazioni, possiede al suo interno un potente motore per la creazione e gestione di workflow autorizzativi.
Il nostro prodotto OpenBlow, per gestire tutte le interazioni fra organismi interni e i possibili stati di una segnalazione, possiede un avanzato sistema di workflow e consente di poter integrare BPMN esterni/preesistenti.
Ogni operazione è tracciata e notificata, in modo da mantenere alto il livello di attenzione su file considerati critici.
La piattaforma Vault è costantemente monitorata e si rivolge a personale tecnico, che debba mantenere controllo su file critici, ma anche a sviluppatori che vogliano utilizzarla tramite le sue API, per creare applicazioni (come storage sicuro di dati).
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